PR-Basics: Zusammenstellung einer Pressemappe

Ob auf Messen, Events oder einer Pressekonferenz: Wer das Licht der Öffentlichkeitsarbeit betritt, sollte jederzeit schnell auf Journalistenanfragen zum Unternehmen oder Produkt reagieren können. Bevor Sie sich also als Hals über Kopf in die Umsetzung Ihrer PR-Maßnahmen stürzen, gilt es zunächst, alle Informationen kompakt in einer Pressemappe zusammenzutragen. Hier eine kleine Anleitung, was eine gute Pressemappe bereithalten sollte:

• eine Inhaltsangabe

• ein Fact-Sheet mit allen wichtigen Hintergrundinformation über Ihr Unternehmen. Dazu gehören eine tabellarische Unternehmensgeschichte, Angaben zur Unternehmensgröße und aktuellen Geschäftszahlen sowie Daten und Fakten über Standorte, Produkt- bzw. Dienstleistungsspektrum, Öffnungszeiten, etc.

• ein Imagetext: Der Imagetext porträtiert Ihr Unternehmen und beinhaltet alle Daten des Fact-Sheets sowie Ihre Unternehmensphilosophie, Positionierung, USP (Alleinstellungsmerkmal) und den Kundennutzen in sachlich-seriösem Stil. Idealerweise sollten Sie drei Versionen des Imagetextes anfertigen: Ein ausführliches Firmenporträt (ca. eine DIN-A4-Seite), ein Kurzporträt (ca. 300 Wörter) und eine kompakte Darstellung in ein bis maximal drei Sätzen.

• aktuelle Pressemitteilung(en)

• relevantes Bildmaterial: Fotos sollten immer mit kompletten Bildunterschriften, Namen und Funktion der Personen auf dem Bild sowie Urheberrechtsangaben versehen sein. Achten Sie auch darauf, dass Ihr Bildmaterial honorarfrei von der Presse verwendet werden darf und diese darauf hinzuweisen!

• Kontaktdaten Ihres Pressesprechers

• ggf. ein Auszug Ihres Pressespiegels

Je nach Verwendungszweck kann der Inhalt Ihrer Pressemappe variieren. Journalisten, die Sie regelmäßig informieren, sollten Sie bspw. nicht jedes Mal sämtliche Hintergrundinformationen liefern. Hier reicht die aktuelle Pressemitteilung inkl. Kurzporträt, relevantem Bildmaterial sowie den Kontaktdaten. Prüfen Sie die Mappe auf den Informationsgehalt, Aktualität und handeln Sie dabei nach der Maxime „Qualität statt Quantität“.

Räumen Sie den wichtigsten Fakten auch den besten Platz ein, vor allem bei der gedruckten Pressemappe heißt dies: ganz vorne. Der Vorteil der Druckvariante liegt auf der Hand – vor allem bei Veranstaltungen erwarten Journalisten greifbare Tatsachen. Nehmen Sie also auf jeden Fall gedruckte Pressemappen mit. Weißraum für Notizen und Stifte mit Firmenlogo sind kleine Aufmerksamkeiten, die sich ebenfalls lohnen. Aber auch wenn Sie Print-Mappen erstellen, sollten Sie zumindest das Bildmaterial digital auf CD oder einem USB-Stick beilegen, denn auch die Digitalvariante hat ihre Vorteile. Sie ermöglicht die direkte Übernahme von Text- und Bildmaterial, ist wesentlich preiswerter in der Produktion und lässt sie sich fortlaufend auf den neuesten Stand bringen.